Lo Studio di consulenza sul lavoro, si è trovato ad affrontare diverse criticità legate alla gestione amministrativa e operativa delle pratiche lavorative dei clienti.
Prima dell’implementazione del nuovo software gestionale, le principali problematiche erano le seguenti:
- Frammentazione dei dati: Le informazioni relative ai clienti, ai loro dipendenti, ai contratti e alla gestione documentale erano sparse tra diversi sistemi non interconnessi, rendendo difficile la consultazione e l’aggiornamento rapido delle informazioni.
- Gestione manuale delle presenze e delle richieste dipendenti: L’assenza di un sistema centralizzato per la rilevazione delle presenze, la gestione delle ferie, dei permessi e delle malattie generava ritardi e possibili errori nei processi amministrativi.
- Difficoltà nell’accesso ai documenti: I dipendenti delle aziende clienti dovevano spesso richiedere manualmente documenti come buste paga, contratti e certificazioni, con un aggravio di lavoro per lo studio e un ritardo nella disponibilità delle informazioni.
- Mancanza di un sistema di notifica delle scadenze: Le scadenze legate agli obblighi contrattuali e fiscali venivano gestite manualmente o con strumenti non ottimizzati, aumentando il rischio di errori e ritardi negli adempimenti.
- Difficoltà di integrazione con i sistemi aziendali preesistenti: Il software aziendale già in uso nello studio per la gestione finanziaria e contrattuale non disponeva di API accessibili per l’integrazione con un nuovo sistema, rendendo necessaria un’analisi di fattibilità per la realizzazione del Modulo Studio.
Per rispondere a queste esigenze, è stato sviluppato un software gestionale modulare che ha permesso di centralizzare tutte le attività dello studio, migliorando l’efficienza dei processi e offrendo un’interfaccia dedicata per ogni tipo di utente. Il sistema è stato suddiviso in tre componenti principali:
- Modulo Anagrafiche
- Creazione e gestione centralizzata delle anagrafiche di operatori, clienti e dipendenti con accesso dedicato per ciascun utente.
- Definizione e categorizzazione delle attività (ordinarie e straordinarie).
- Archiviazione delle informazioni bancarie per la gestione finanziaria e dei pagamenti.
- Modulo Studio(Implementato solo se disponibile l’integrazione con API del software aziendale esistente)
- Gestione digitale di preventivi e contratti con monitoraggio delle pratiche attive e cessate.
- Fatturazione automatizzata con registrazione di entrate, uscite e note di credito.
- Rilevazione dei movimenti bancari e gestione di cassa.
- Modulo Documentale
- Archiviazione elettronica di LUL, F24 e altri documenti, garantendo accesso rapido e sicuro.
- Sistema di gestione delle scadenze con notifiche automatiche per clienti e dipendenti.
- Accesso remoto ai documenti tramite interfacce personalizzate per amministratori, clienti e dipendenti.
- App Mobile per i Dipendenti delle Aziende Clienti
- Consultazione del profilo personale con accesso sicuro.
- Scaricamento documenti (buste paga, contratti, certificazioni).
- Gestione delle richieste di ferie, permessi, malattia con monitoraggio dello stato di approvazione.
- Rilevazione presenze tramite un’interfaccia semplice e intuitiva.
- Notifiche push per aggiornamenti su nuovi documenti e scadenze imminenti.
L’implementazione del nuovo sistema ha prodotto notevoli miglioramenti operativi, tra cui:
- Efficienza e riduzione dei tempi di gestione: La centralizzazione delle informazioni ha permesso un accesso più rapido ai dati e una riduzione del carico di lavoro manuale.
- Miglior tracciabilità e sicurezza: Grazie alla digitalizzazione e all’accesso sicuro ai documenti, il rischio di errori e smarrimenti è stato minimizzato.
- Automazione e riduzione degli errori amministrativi: Il sistema di gestione delle scadenze e la digitalizzazione della documentazione hanno ridotto drasticamente il rischio di ritardi e omissioni negli adempimenti.
- Maggiore autonomia per i clienti e i loro dipendenti: L’app mobile ha reso immediata la consultazione dei documenti e la gestione delle richieste, riducendo il numero di richieste di assistenza allo studio.
- Scalabilità e possibilità di espansione: Il sistema è stato progettato in modo modulare, permettendo eventuali aggiornamenti futuri o integrazioni con altri software gestionali.
Grazie alla digitalizzazione e all’automazione dei processi, lo Studio ha ottenuto un netto miglioramento nell’efficienza operativa, offrendo ai propri clienti un servizio più rapido, trasparente e sicuro. La possibilità di accedere ai dati in tempo reale, l’automazione delle attività amministrative e la facilità d’uso dell’app per i dipendenti hanno reso il nuovo software un asset strategico per lo studio, capace di supportare la crescita e l’evoluzione delle esigenze nel settore della consulenza sul lavoro.